Prezzi noleggio fotocopiatrice: quanto costa nel 2026

Confronto tra preventivi per fotocopiatrice

Per un ufficio medio il canone mensile di noleggio varia tipicamente da un costo contenuto per un modello A4 entry-level, fino a un importo più alto per un multifunzione A3 a colori con prestazioni elevate. Il noleggio conviene quando volete evitare l’investimento iniziale, avere assistenza e consumabili inclusi, e rinnovare il parco macchine senza rischiare l’obsolescenza tecnologica.

In breve:

  • Un contratto di noleggio può essere più conveniente se il volume di stampa è elevato, poiché il costo per copia supera spesso il canone più ridotto.
  • Prima di firmare, verificare attentamente le clausole su durata, dove include i consumabili e i tempi di intervento per evitare costi nascosti o inaspettati.
  • Il costo reale dipende dal volume di stampe mensile e dal costo per copia eccedente, quindi bisogna confrontare preventivi basandosi su questi dati.
  • Il noleggio è fiscale vantaggioso perché il canone è interamente deducibile e mantiene il bene fuori bilancio, ideale per obsolescenza rapida.
  • Per un confronto reale, richiedere preventivi specifici con soglie di copie incluse e costi per copia effettivi, valutando anche i servizi e i costi accessori.
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Indice

Panoramica prezzi: i range medi di mercato in Italia

Quando chiedete un preventivo, i fornitori italiani di solito vi propongono due famiglie di prodotto con fasce di prezzo molto diverse. I modelli A4 entry-level, pensati per piccoli uffici con volumi di stampa contenuti, si collocano generalmente nella fascia più economica. I multifunzione A3 a colori, destinati a studi tecnici, agenzie o uffici con stampa intensiva, costano sensibilmente di più perché offrono velocità superiore, finiture avanzate e maggiore capacità carta.

Le cifre che trovate nei preventivi non sono mai del tutto confrontabili a prima vista, perché la struttura dell’offerta cambia da fornitore a fornitore:

  • Alcuni propongono un canone puro, con il costo per copia fatturato separatamente in base al consumo reale.
  • Altri integrano un pacchetto di copie incluse nel canone fisso, con un costo aggiuntivo solo oltre la soglia.
  • Pochi offrono formule davvero “all inclusive”, dove assistenza, consumabili e ricambi rientrano in un’unica cifra mensile.

Il punto critico da tenere a mente è questo: un canone basso spesso nasconde un costo per copia elevato. Se il vostro ufficio stampa molto, quella differenza pesa più del canone stesso nel calcolo finale. Prima di scegliere, conviene sempre leggere il preventivo riga per riga e non limitarsi al numero più visibile.

Come è composto il canone e cos’è il costo per copia

Il canone mensile raramente copre solo “l’uso della macchina”. Nella maggior parte dei contratti italiani di noleggio operativo, dentro quella cifra trovate anche altri servizi:

  1. L’assistenza tecnica, con interventi programmati o su richiesta in caso di guasto.
  2. La sostituzione delle parti soggette a usura, come tamburo, cinghie o rulli.
  3. I consumabili, quando il contratto lo prevede: toner, cartucce e talvolta anche la carta.

A questi elementi si aggiunge quasi sempre una soglia di copie incluse nel canone, espressa in copie al mese o per il periodo di fatturazione. Superata quella soglia, ogni copia aggiuntiva viene fatturata al costo per copia indicato in contratto, che può variare molto tra bianco e nero e colore. Per calcolarlo correttamente dividete il costo totale delle copie eccedenti per il numero di copie in più rispetto alla soglia: è quel numero, non il canone, che vi dice quanto costa davvero stampare nel vostro ufficio.

La differenza tra una formula “all inclusive” e una struttura canone più costo-copia sta proprio in questo equilibrio. Nella prima pagate una cifra fissa più alta ma prevedibile. Nella seconda il canone sembra più leggero, ma il costo reale dipende dal vostro volume di stampa effettivo, e può superare rapidamente quello di un pacchetto completo se stampate più del previsto.

Un consiglio: chiedete sempre al fornitore la definizione esatta di “copia equivalente” nel contratto, perché fronte/retro e scansioni possono contare diversamente da copia a copia semplice.

Quali fattori fanno variare il prezzo del noleggio

Confrontare due preventivi che sembrano simili può portarvi a conclusioni sbagliate se non guardate alle stesse variabili. I fattori che spingono il canone verso l’alto o verso il basso sono sempre gli stessi:

  • Il formato della macchina: una A3 costa più di una A4 perché gestisce fogli più grandi e meccaniche più complesse.
  • La modalità di stampa: il colore richiede testine e consumabili più costosi rispetto al bianco e nero.
  • La velocità in pagine al minuto e la capacità carta, che determinano quanto la macchina può sostenere un ufficio ad alto traffico.
  • Le funzioni documentali avanzate, come scansione in rete, fascicolazione automatica o integrazione con sistemi di gestione documentale.
  • Il volume mensile previsto: più copie significano contratti dedicati con condizioni diverse rispetto a un uso occasionale.
  • Il livello di SLA (tempi di intervento garantiti) e la copertura geografica del servizio di assistenza, che incidono sul canone quanto le caratteristiche tecniche della macchina.

Questi elementi insieme spiegano perché due preventivi con lo stesso modello possono avere canoni molto diversi.

Quali clausole contrattuali verificare prima di firmare

Un contratto di noleggio si gioca spesso più sulle clausole che sul canone indicato in prima pagina. Prima di firmare, controllate con attenzione:

  • La durata del contratto e le condizioni di rinnovo automatico, che possono prolungare l’impegno senza una vostra azione esplicita.
  • Le penali previste per il recesso anticipato e i costi di disinstallazione e trasporto della macchina a fine contratto.
  • Se i consumabili sono inclusi o esclusi dal canone, e a quali condizioni viene fornito il toner nel tempo.
  • I tempi di intervento garantiti in caso di guasto e la reperibilità effettiva dei tecnici nella vostra zona.
  • Le modalità di fatturazione e le eventuali clausole di revisione del canone nel corso del contratto.

Trovate un approfondimento pratico su queste clausole nella nostra guida completa ai contratti di noleggio per aziende, dove analizziamo modelli contrattuali reali.

Aspetti fiscali: deducibilità e differenza con il leasing

Uno dei motivi per cui molte aziende italiane scelgono il noleggio operativo riguarda proprio il trattamento fiscale del canone. Il canone di noleggio operativo è interamente deducibile ai fini IRES e IRAP nell’esercizio di competenza, e l’IVA sui canoni è detraibile secondo le regole generali del DPR 633/1972. Questo significa che, a differenza dell’acquisto, non dovete gestire l’ammortamento del bene: il costo entra interamente a bilancio come spesa dell’anno.

Il noleggio operativo mantiene inoltre il bene fuori bilancio come cespite, un vantaggio concreto per la liquidità e per non pesare sulle segnalazioni in Centrale Rischi, caratteristica che lo rende preferibile per beni soggetti a rapida obsolescenza tecnologica, come le fotocopiatrici.

Attenzione però a un punto spesso trascurato: se puntate al Credito d’imposta 4.0 per l’acquisto futuro della stessa macchina, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito la questione in un interpello specifico.

L’utilizzo di un bene tramite noleggio può escludere il requisito di “novità” necessario per accedere al Credito d’imposta 4.0 quando il bene è già stato utilizzato.

Risposta n. 109/2024 dell’Agenzia delle Entrate

La distinzione con il leasing finanziario è altrettanto importante: il noleggio operativo è un contratto di servizio senza opzione di riscatto, mentre il leasing finanziario include tipicamente un’opzione di acquisto a fine periodo. Se volete approfondire quale formula si adatta meglio alla vostra situazione di bilancio, abbiamo dedicato un articolo alle differenze fra noleggio e leasing.

Aspetti fiscali: deducibilità e differenza con il leasing — overview diagram

Come calcolare il costo reale di un preventivo

Per confrontare due preventivi in modo corretto avete bisogno di cinque dati: il canone mensile, le copie incluse nella soglia, il costo per copia eccedente, la durata del contratto e gli eventuali costi accessori come installazione, trasporto o assicurazione.

La formula di base è semplice:

  1. Moltiplicate il canone mensile per 12 per ottenere il costo annuo fisso.
  2. Sommate il costo delle copie eccedenti, calcolato come numero di copie oltre soglia moltiplicato per il costo unitario.
  3. Aggiungete i costi accessori non ricorrenti, come installazione o trasporto, ripartendoli sull’anno se rilevanti.

Facciamo un esempio illustrativo: un ufficio che stampa 2.000 copie al mese, con un contratto da 36 mesi, canone di 60 € al mese e 1.500 copie incluse nella soglia. Le 500 copie eccedenti, a 0,02 € ciascuna, costano 10 € al mese. Il costo mensile reale sale quindi a 70 €, cioè 840 € l’anno e 2.520 € sui 36 mesi di contratto, escludendo eventuali costi accessori.

Il costo per copia eccedente è spesso la voce che decide la convenienza reale di un contratto, perché su volumi costanti nel tempo pesa più del canone fisso iniziale. Confrontando un canone basso con costo-copia alto contro un pacchetto all-inclusive con canone più elevato, la scelta migliore dipende sempre dal vostro volume mensile effettivo, non dalla cifra che compare in prima pagina del preventivo.

Confronto tra canone e costo per copia

Come trovare preventivi reali di noleggio fotocopiatrici

Su NoleggioQui trovate annunci attivi di multifunzione disponibili per il noleggio in diverse città italiane, come la stampante multifunzione TA 2508Ci, utile per farvi un’idea concreta delle configurazioni disponibili sul mercato.

Per ottenere più preventivi confrontabili, cercate per formato (A4 o A3), modalità colore e tipo di servizio desiderato, e contattate direttamente i fornitori interessati al costo dell’amenajare birou. Nel primo contatto chiedete sempre la soglia di copie incluse, il costo per copia eccedente e i tempi di intervento garantiti: sono le tre informazioni che vi permettono un confronto reale tra offerte diverse.

La prospettiva di Emanuele: quando scegliere davvero il noleggio

Il noleggio ha senso soprattutto quando il vostro settore richiede un rinnovo tecnologico frequente: tenere il parco macchine aggiornato senza immobilizzare capitale è spesso la scelta più sensata. Nella negoziazione, concentrate l’attenzione su soglie di copie incluse e tempi di intervento garantiti, non solo sul canone. Calcolate sempre il costo totale su tutta la durata contrattuale prima di firmare: è l’unico numero che conta davvero.

— Emanuele

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Se avete già chiaro quale configurazione serve al vostro ufficio, il passo successivo è raccogliere preventivi concreti senza perdere tempo a contattare fornitori uno per uno. Sulla nostra piattaforma potete:

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  • Consultare annunci organizzati per categoria, inclusa quella di computer e uffici, con modelli A3 e A4 già disponibili.
  • Filtrare per caratteristiche specifiche: formato, colore, servizio full service incluso o canone puro.
  • Contattare direttamente i fornitori interessati per ricevere un preventivo su misura per il vostro volume di stampa.

Per le aziende che vogliono pubblicare o gestire i propri annunci di noleggio, la pagina dedicata alle aziende descrive i piani disponibili, incluso il piano BUSINESS a 69,90 € l’anno per chi vuole maggiore visibilità commerciale sulla piattaforma.

Domande frequenti

Come si calcola il costo di una fotocopia?

Dividete il costo totale delle copie eccedenti per il numero di copie superate rispetto alla soglia inclusa nel canone: il risultato è il costo unitario per copia. Per un confronto corretto tra preventivi, considerate sempre il canone fisso diviso per le copie incluse insieme al costo delle copie extra, non solo una delle due voci.

Conviene noleggiare una fotocopiatrice invece di acquistarla?

Il noleggio conviene quando volete evitare l’investimento iniziale, avere assistenza e consumabili inclusi e rinnovare la macchina periodicamente senza rischio di obsolescenza. Il canone di noleggio operativo è inoltre interamente deducibile ai fini IRES e IRAP, secondo le regole del DPR 633/1972, un vantaggio che l’acquisto diretto non offre nello stesso modo.

Come funziona il noleggio di una fotocopiatrice?

Il noleggio funziona con un contratto che prevede un canone periodico, di solito mensile, a fronte dell’uso della macchina e, spesso, di assistenza e consumabili inclusi. A differenza del leasing, il noleggio operativo è un contratto di servizio senza opzione di riscatto, come chiarito dal confronto tra le due formule proposto da Banco BPM.

Qual è il codice CPV per il noleggio di fotocopiatrici?

Il codice CPV utilizzato per il noleggio di fotocopiatrici negli appalti pubblici rientra generalmente nella categoria delle apparecchiature per ufficio e informatica, con codici specifici che variano in base al capitolato della singola gara. Per un appalto specifico, verificate sempre il codice indicato direttamente nel bando di gara o nella documentazione dell’ente appaltante.

Fonti

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