Noleggio operativo PC: cos’è e perché conviene

Il noleggio di computer, fino a qualche anno fa appannaggio esclusivo delle grandi aziende (e più in Europa che in Italia), si sta recentemente trasformando in un asso nella manica anche per la piccola e media impresa italiana.

In effetti, sono proprio le realtà più piccole ad essere maggiormente dipendenti dalla tecnologia (pensiamo a cambiamenti organizzativi o impennate della domanda) ma ad avere meno risorse umane, di tempo e competenze da dedicare al comparto IT. Ed è in questo scenario che la formula della locazione operativa di materiale informatico si rivela più vantaggiosa, consentendo anche alle PMI di disporre sempre di soluzioni hardware all’avanguardia.

Locazione operativa pc: come funziona

Il noleggio di materiale informatico, di strumenti da ufficio (pc, laptop, stampanti, tablet, monitor, stampanti) consente alle aziende di poter usufruire di un’apparecchiatura a fronte del pagamento di un canone fisso mensile o ad altra periodicità. In altre parole, l’azienda o anche il professionista che stipula un contratto di noleggio operativo sceglie di usufruire di un servizio e non di comprare un bene, evitando quindi tutti gli oneri connessi con la proprietà, come vedremo in seguito.

Oltre all’utilizzo del bene, poi, si può decidere di includere nel contratto di locazione operativa anche altri servizi che possono rivelarsi vitali per le PMI, come la manutenzione periodica, l’assistenza tecnica, o l’assicurazione. In taluni casi, si può anche prevedere la sostituzione del materiale informatico per sopravvenute esigenze di avanzamento tecnologico, ed operare il cosiddetto “refresh tecnologico”. A tutto vantaggio dell’operatività dell’azienda, che non si trova vincolata per contratto a pagare per utilizzare macchine invecchiate.

Ma il tema dell’obsolescenza tecnologica è rilevante anche per un altro aspetto. Infatti, a differenza del leasing, formula con cui il noleggio pc viene spesso confuso, il contratto di locazione operativa non prevede il riscatto del bene a fine del contratto. In altre parole, il cliente (locatario) non rischia di trovarsi poi sul groppone (e in bilancio) del materiale informatico divenuto nel frattempo obsoleto.

Si noti che attraverso il noleggio è possibile usufruire non solo di pc o laptop ma di un’ampia gamma di attrezzatura: tablet, server, monitor, display, videoproiettori e stampanti. È inoltre possibile godere degli stessi attraverso il noleggio dell’arredo ufficio.

I numerosi vantaggi del noleggio pc

Le ragioni per cui anche le piccole e medie imprese, quando si parla di materiale informatico, dovrebbero passare da una “cultura del possesso” a una “cultura dell’accesso” sono numerose e di diversa natura. Vediamole nel dettaglio.

  • Modernità tecnologica: la locazione operativa permette all’azienda locataria di avere a disposizione materiale sempre allineato con lo stato dell’arte tecnologico e di scongiurare il rischio di obsolescenza, particolarmente sensibile nel settore IT.
  • Flessibilità operativa: con il noleggio di pc/laptop o altre macchine, l’azienda può far fronte rapidamente ai cambiamenti di scenario, alle mutate esigenze organizzative o produttive.
  • Prevedibilità economico-finanziaria: quando sceglie la formula del noleggio pc a lungo termine, l’azienda si mette al riparo dal rischio di esborsi importanti e non programmati per il rinnovo del parco IT, ed è nelle condizioni di pianificare i relativi costi. Inoltre nessun anticipo è necessario nei contratti di noleggio operativo pc. In altre parole, il locatario acquisisce beni e tecnologia all’avanguardia senza intaccare la liquidità e immobilizzare capitale.
  • Esternalizzazione della manutenzione: come dicevamo, i contratti di locazione operativa di pc e altre macchine consentono di includere anche i servizi di manutenzione periodica e di assistenza tecnica, permettendo al locatario di assicurarsi tutta una serie di attività essenziali per le quali non possiede tuttavia competenze interne.

Infine, il noleggio di materiale informatico presenta tutta una serie di importanti vantaggi fiscali di cui ci occupiamo nel paragrafo successivo.

Noleggio computer, i vantaggi fiscali

La convenienza fiscale del contratto di locazione operativa pc rispetto ad altre formule come l’acquisto o anche il leasing sono numerose, e costituiscono una delle ragioni principali per cui molte aziende anche piccole e medie optano per questa soluzione.

Innanzitutto va detto che le macchine acquisite con il noleggio operativo a lungo termine non sono, per definizione, di proprietà dell’azienda, ma rimangono in capo alla società che fornisce il servizio di locazione.

Questo vuol dire che l’azienda non deve iscrivere i beni a bilancio, nello Stato patrimoniale (a meno che non rediga il bilancio secondo i principi contabili internazionali IAS/IFSR) e dunque essi:

  • non costituiscono indebitamento verso i fornitori
  • non generano immobilizzazioni
  • migliorano il cash-flow societario
  • non richiedono ammortamenti né gestione dei cespiti.

Infine, il canone di noleggio di pc è completamente deducibile sia ai fini IRES sia ai fini IRAP. E qui emergono gli aspetti vantaggiosi sia rispetto all’acquisto (dove la deducibilità procede per quote di ammortamento) sia rispetto al leasing (dove non è riconosciuta come costo deducibile la quota finanziaria pura del canone periodico, ovvero l’interesse implicito).

In conclusione, la locazione operativa comporta importanti vantaggi fiscali che si sommano a quelli sopra accennati: essenzialmente la possibilità di acquisire materiale hardware sempre all’avanguardia senza investimenti importanti né stress finanziari, e senza alcuna “distrazione” di risorse umane ed economiche dall’attività core delle aziende.

Si comprende dunque assai facilmente come il noleggio operativo di pc, laptop, tablet, monitor, stampanti e altro hardware possa oggi essere considerato un strumento davvero strategico per aumentare la competitività delle piccole e medie imprese italiane.

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